Cahier des charges 2016 des membres du Comité

 

Cahier des charges 2016 des membres du Comité de l’AGCOS

 

Comité

Au Comité incombent les tâches suivantes:

  • gestion de l’AGCOS
    • information à ses membres sur les sujets propres à l’AGCOS et la « Romiossini »
    • représentation vis-à-vis de l’extérieur,
    • préparation et convocation de l’assemblée générale (AG),
    • exécution des décisions de l’AG,
    • contrôle de l’observation des statuts,
    • admission et exclusion des membres,
    • administration des biens.

Au minimum un procès-verbal décisionnel est pris de chaque séance du CA.

Sauf exception, tous les contacts de et vers l'extérieur passent par le ou la Président-e qui représente aussi officiellement l’AGCOS.

D’autres travaux qui ne seraient pas mentionnés ci-dessous peuvent être confiés à un membre du Comité par décision de l'AG, du ou de la Président-e ou du Comité.

Le Comité peut confier des tâches spéciales à des individus et commissions, tant internes qu’externes.

 

Président-e

Avec l'aide du Comité, le ou la Président-e prépare et préside

  • l'assemblée générale,
  • les séances du Comité.

 Surveille l’exécution des décisions de l'assemblée générale et du Comité.

Représente l’AGCOS aux niveaux des contacts avec :

  • les autorités publiques,
  • les autorités religieuses,
  • les associations privées.

Comme autres tâches, le ou la Président-e:

  • règle les problèmes spéciaux que rencontre l’AGCOS,
  • signe la correspondance de l’AGCOS,
  • vise les factures à payer dès CHF 100.-,
  • a la signature pour accéder aux comptes de l’AGCOS,
  • répartit les tâches spéciales et les suppléances,
  • garde une vue d'ensemble de toutes les affaires de l’AGCOS,
  • tient régulièrement le Comité  informé des affaires courantes.

Le ou la Président-e assume les tâches susmentionnées dans la mesure de ses moyens et disponibilités ou délègue à qui de droit.

 

Vice-Président-e

  • supplée au ou à la Président-e à la demande ou en cas de nécessité,
  • assume des tâches spécifiques pour le compte du ou de la Président-e et/ou sur demande du Comité.

 

Secrétaire

  • rédige la correspondance courante,
  • rédige les procès-verbaux des assemblées et des séances du Comité,
  • rédige les invitations,
  • assume d'autres tâches administratives pour le compte du ou de la Président-e et/ou du Comité,
  • gère les archives papier de l’AGCOS,
  • gère l’information aux membres.

 

Trésorier-ère

  • gère l'ensemble des finances,
  • a la signature pour accéder aux comptes de l’AGCOS,
  • tient les comptes de l’AGCOS à jour,
  • gère les opérations des comptes postaux et bancaires,
  • surveille le budget,
  • envoie en temps voulu la demande de cotisations avec l'aide du Comité,
  • encaisse les cotisations annuelles,
  • envoie si nécessaire les rappels de cotisation,
  • tient le Comité informé des cotisations payées,
  • signale les dons reçus en vue des remerciements à adresser,
  • paie les cotisations annuelles à régler par l’AGCOS,
  • avec l’accord du ou de la Président-e et/ou du Comité, peut utiliser des moyens de paiement comme par exemple une carte débit direct (PostFinance),
  • présente immédiatement les factures au Comité (courriel),
  • présente chaque année aux vérificateurs des comptes, les comptes, les factures, un rapport sur la situation financière de l’AGCOS,
  • présente chaque année à l’AG un rapport sur la situation financière de l’AGCOS,
  • gère la base de données des membres.

 

Responsable informatique

  • est en charge du site internet de l’AGCOS,
  • alimente le site internet de l’AGCOS,
  • tient à jour le site internet de l’AGCOS,
  • gère les archives de l’AGCOS au niveau informatique.

 

Dispositions finales

Le présent cahier des charges a été approuvé par l’Assemblée générale ordinaire de l’AGCOS du 15 décembre 2015 (§ 2c), en tant que base de fonctionnement avec la possibilité de transférer les tâches de chacun d’accord préalable entre les intéressés, et entre en vigueur le 16 décembre 2015.

 

La Secrétaire Générale                                                              La Présidente

Yvonne Vingas                                                                         Dominique Morabito, PhD