Procès-verbal du conseil d'administration du 19.12.2014

Procès-verbal du conseil d’administration du 19 décembre 2014  

Le 19 décembre 2014 à 21 heures, le conseil d'administration (CA) de l'association des Grecs de Constantinople en Suisse s'est réuni via skype, sur convocation de Mme Morabito Dominique effectuée par courriel le 5 décembre 2014 conformément à l'article 13 des statuts.

Sont présents :  

• Mme Morabito Dominique 

• Mme Vingas Yvonne,

• M. Anagnostopoulos Nicolaos, 

• M. Fotinos Athanassios (Tanas)  

 

Le quorum étant atteint selon l'article 13 des statuts la séance peut débuter.   

 

Ordre du jour :   

1. Approbation des PV envoyés le 3 décembre 2014 

2. Compte-rendu financier de l’organisation de la visite de SS le Patriarche le 4 décembre 2014 

3. Situation financière AGCOS 

4. Cotisation 2015 

5. Fixer dates prochaines des manifestations 2015. Formuler les invitations.

   
Durant cette séance, les points suivants ont été délibérés et décidés.

 

1) Approbation des PV envoyés le 3 décembre 2014:  

Le CA est d’accord avec les PV envoyés le 3 décembre 2014. Cependant, Nico exige des modifications des décisions prises par le CA le 12 novembre 2014 : il refuse de présenter les comptes du 1er octobre 2014 au 31 décembre 2014 pendant la soirée des Apokries 2015.  Le CA a demandé à Nico de lui envoyer les scanners de tous les PV signés en sa possession. 
Le CA a également décidé de publier tous les PV des CA et des assemblées générales ordinaires (AGO) sur son site internet AGCOS pour garantir un meilleur suivi de la progression de l’activité du CA et de l’association.   

 

2) Compte-rendu financier de l’organisation de la visite de SS le Patriarche le 4 décembre 2014 :  

Nico estime que les factures envoyées par email par l’hôtel Métropole (annexe 1) sont insuffisantes, qu’elles devraient être « en couleur et signées ». En conséquence, elles ne peuvent pas être utilisées telle quelle pour être enregistrées par le trésorier ni transmises aux vérificateurs de compte et qu’il risque des répercussions judiciaires. Dominique répond que l’hôtel Métropole ne fournit pas d’autre type de factures que celles déjà transmises. Tanas propose que Dominique fasse signer les factures qu’elle a fait suivre au CA par Mme Gillier de l’hôtel Métropole. Le CA accepte cette proposition.   
De plus, Nico a noté qu’aucun devis n’avait été fait pour le diner organisé au Métropole par Dominique et Yvonne. Sur ce, elles lui rappellent que lors du CA des 24 et 27 septembre 2014 il a été décidé d’organiser le diner au Métropole et au prix communiqué. Il est à noter également qu’aucun membre du CA n’a exigé de devis lors de ses séances. En outre, Nico remarque que Dominique et Yvonne auraient pu obtenir un meilleur prix pour ce dîner. Dominique et Yvonne ont répondu qu’elles ont fait de leur mieux et qu’elles ont obtenu des services gratuits (vestiaires, technologie, microphone sans fil, valet parking service, etc.). De plus, Dominique explique que suite à ses recherches, le Métropole présentait la meilleure option en terme de qualité-prix comparé à d’autres hôtels et/ou restaurants comme l’hôtel Mandarin, Bristol, Wilson, Les Armures, ainsi que des traiteurs. Le trésorier demande que dorénavant plusieurs devis soient faits afin de permettre au CA de prendre une décision. Le CA accepte la proposition.   
Nico a été choqué que Dominique utilise la carte de crédit et la carte débit pour payer des factures. Dominique a répondu qu’elle ne comprenait pas son attitude puisque premièrement les cartes étaient en son nom et deuxièmement Nico avait décidé le jour de l’ouverture du compte que Dominique et lui même pourront les utiliser, donc faire des achats et troisièmement elle avait déjà utilisé la carte débit précédemment et qu’il n’avait fait aucune remarque à ce sujet. De plus, il a été outré que Dominique avait fait de l’E-banking direct, ce dont elle ne comprend pas non plus, puisque cela revient au même que d’utiliser la carte de crédit. Suite à cette discussion, Tanas propose que seul le trésorier pourra faire des achats et des transactions financières et le CA l’accepte à l’unanimité. Puisque les cartes de crédit et de débit ne sont plus utilisables, Dominique déclare qu’elle rendra au trésorier lors du CA suivant toutes les cartes. Pour éviter des tracas administratifs Nico demande à Dominique de garder l’Access Card.   
Pour des raisons personnelles trois invités n’ont pas pu venir à la soirée et deux personnes qui n’étaient pas sur la liste des invités ont été disposées à leurs places. Les comptes étant équilibrés,  le CA décide à la majorité de clore la partie financière de l’organisation de la soirée.   

 

3) Situation financière AGCOS :   

Yvonne demande si le trésorier tient un livre de compte (c’est-à-dire le détail de toutes les transactions financières) et Nico répond que ce n’est pas le cas. Sur ce, le CA à la majorité décide qu’un livre de compte précis doit être tenu et disponible à tout moment, afin de garantir une meilleure transparence. En outre, le CA a décidé que les achats se fassent par carte bancaire pour un meilleur suivi des transactions.  
De plus, Dominique et Yvonne se demandent si l’AGCOS, en tant qu’association, tombe sous le champ d’application des articles 69a du Code civil suisse, 957, 957a et 958f du Code des obligations suisse et qu’il serait judicieux de soulever ce point lors de la prochaine assemblée générale ordinaire (AGO).


4) Cotisations 2015 :  

Nico annonce qu’il enverra les demandes de cotisations avec les invitations des Apokries 2015.   


5) Fixer les dates prochaines des manifestations:

Dominique rappelle que la salle communale de Chambésy a été déjà réservée pour la soirée des Apokries, le 21 février 2015 par Nico et que ce point a été discuté lors du CA du 3 septembre 2014 au point 3.  


6) Divers

Comme la prochaine manifestation de l’AGCOS est organisée dans une salle communale, Dominique et Yvonne demandent si une assurance de responsabilité civile de l’association s’avère nécessaire. Nico a répondu que ce n’était pas nécessaire, mais que la présence de pompiers est obligatoire si on dépasse un certain nombre de personnes dans une salle. Sur ce, Yvonne fait remarquer que la responsabilité civile de l’association est régie par l’article 75a du Code civil suisse et elle se réfère aussi l’article 60 du Code civil suisse et observe qu’il serait préférable que l’AGCOS ait une assurance de responsabilité civile. Se point sera repris lors de la prochaine AGO.    


L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 24 heures le 20 décembre 2014.

 
De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal pour servir et valoir ce que de droit.   

                                                                          

                                                                           Fait à Genève, le 15 février 2015

La Secrétaire                                                         La Présidente  
Mme  Vingas Yvonne                                              Mme Dominique Morabito, PhD

 

ADDENDUM

au procès-verbal du conseil d’administration du 19 décembre 2014

 

Avant de passer au point 2) de l’ordre du jour, Dominique a chaleureusement félicité les membres du comité pour leur travail et leur investissement dans l’organisation et le suivi du déroulement des manifestations de la soirée. De même, les membres du conseil se sont mutuellement félicités que leurs efforts aient aboutis à un tel succès. Tout s’est effectivement très bien déroulé et tous les convives, à l’exception d’une dame, étaient émus et heureux d’avoir pu partager un moment privilégié avec « leur » Patriarche. Sa Sainteté Bartholomée a également exprimé sa joie d’être avec nous.

 

                                                                                Fait à Genève, le 16 février 2015

 

La Secrétaire Générale,                                               La Présidente,

 Mme Yvonne Vingas                                                  Mme Dominique Morabito, PhD