Procès-verbal du conseil d'administration du 10.11.2015

 

Procès-verbal du conseil d’administration du 10 novembre 2015  

Le 10 novembre 2015 à 19 heures, le conseil d'administration (CA) de l'association des Grecs de Constantinople en Suisse s'est réuni à la cafétéria des Nations Unies à Genève, sur convocation de Mme Dominique Morabito effectuée par courriel le 9 octobre 2015 conformément à l'article 13 des statuts.

Sont présents :

  • Mme Morabito Dominique
  • Mme Vingas Yvonne,
  • M. Anagnostopoulos Nicolaos,

 

Le quorum étant atteint selon l'article 13 des statuts la séance peut débuter.

 

 

Ordre du jour:

  1. Remise des procès-verbaux révisés (PV) de tous les CA de l’année passée par Yvonne et signature
  2. Remise du PV du 6 mai 2015 par Dominique, signature
  3. Remise par Dominique des factures certifiées demandées par Nico, trésorier
  4. Fixation du montant alloué pour la verrée de la soirée commémorative du Pogrom d’Istanbul de 1955 (ci-après commémoration), le 24.11.15
  5. Fixation de la date de l’assemblée générale ordinaire (AGO) 2015
  6. Rapport de situation sur la soirée commémorative
  7. Divers

 

Durant cette séance, les points suivants ont été délibérés et décidés.

 

1)     Remise des PV révisés des CA

Les PV modifiés selon la demande de Nico (CA du 19 décembre 2014) ci-dessous ont été signés et remis par Yvonne à Dominique. Les PV sont les suivants:

-         PV du 25 février 2014

-         PV du 7 mai 2014

-         PV du 3 septembre 2014

-         PV du 27 septembre 2014

-         PV du 12 novembre 2014

 

2)     Remise du PV du 6 mai 2015:

Le PV a été relu par le CA et signé par Dominique et Nico.

Nico a demandé que tous les PV lui soient remis. Dominique lui remettra les PV lors de l’assemblée générale ordinaire (AGO).

 

3)     Remise des factures certifiées:

Dominique a remis à Nico les factures visées de la soirée du 4 décembre 2014 (annexe 1) par la responsable de l’Hôtel Métropole, Mme Clémence Gillier. (cf. PV du CA du 19 décembre 2014).

 

4)     Remise des cartes de crédit:

 Dominique a remis comme demandé par Nico lors du CA du 19 décembre 2014 :

- la carte de crédit VISA business au nom de Mme Dominique Morabito/AGCOS, coupée/détruite par Dominique.

-  la carte jaune, débit direct, PostFinance card, coupée/détruite par Dominique.

Suite à la demande de Nico, Dominique a confirmé qu’elle vérifierait l’annulation des cartes auprès de PostFinance, annulation qu’elle a sollicité début 2015 (annexe 2).  

 

5)     Fixation de l’assemblée générale ordinaire :

L’AGO a été fixée au 15 décembre 2015 à 19 heures. Les invitations seront envoyées aux membres 3 semaines à l’avance.

Le CA a été attentif à ne pas empiéter sur les vacances de Noël des cantons de Genève et de Vaud (la majorité des membres résidant dans ces cantons). Nico a fait remarquer qu’il aura peu de temps pour préparer les comptes et avertir les vérificateurs jusqu’au 15 décembre 2015 et que nous ne trouverons pas de salle à cette date.

Dominique propose d’appeler M. Lemopoulos pour réserver une salle au Centre œcuménique des églises (puisque c’est le siège social de l’AGCOS) et si impossibilité, de contacter M. Grammatopoulos pour utiliser éventuellement ses bureaux. En fonction des réponses obtenues par Dominique, Yvonne appellera un responsable de l’église de Chambésy pour la salle communautaire ou la salle communale de Chambésy. Nico pense qu’il y aura une dizaine de personnes au CA et que nous n’obtiendrons pas de salle pour un si petit nombre. Il a été remarqué qu’en réalité le CA ignore combien de personnes seront présentes.

L’ordre du jour sera soumis au CA pour validation, qui sera par la suite ajouté aux invitations.

 

6)     Rapport de situation sur la soirée commémorative

La salle a été réservée et les invitations envoyées.

Dominique demande à Nico comment se déroulera, en détail, la soirée-débat. Nico explique qu’il y aura d’abord la projection du film de 27 minutes, puis que chaque intervenant présentera son thème en 7-8 minutes, suivit par des questions réponses de l’auditoire. Sur ce, Dominique propose que l’AGCOS en tant que participant à cette manifestation devrait introduire cette soirée-débat. Nico et Yvonne acceptent. Afin de permettre à Dominique de s’arranger avec Mme Lazaridis, modératrice du débat comme cela a été décidé par la Fédération Œcuménique de Constantinople (EFC, OiOmKo en grec), Nico lui donne son numéro de téléphone privé.

 

Nico a ajouté que Mme Lazaridis s’occupe de la diffusion de l’invitation à la soirée-débat au niveau de l’Université de Genève.

 

Le CA du 6 mai 2015 a décidé de payer la verrée de la soirée. Nico pense que la verrée coutera entre CHF 200 et 300.- Dominique propose de fixer un maximum de CHF 200.-, ce qui a été accepté par le CA.

 

Nico a proposé de participer d’avantage financièrement en payant une partie des frais de déplacement et d’hébergement des intervenants. Dominique a souligné que l’AGCOS n’avait rien avoir avec cet aspect financier de l’organisation et que ceci avait déjà était dit verbalement à plusieurs reprises. Nico fait remarquer que les intervenants viennent non seulement pour l’EFC mais aussi pour l’AGCOS. Nico affirme que l’EFC va couvrir les frais de voyage depuis Istanbul et d’hébergement de Cengiz Aktar et que M. Ouzounoglou payera son propre voyage et sera hébergé à Chambésy. Nico ajoute que l’AGCOS devrait payer les frais de M. Samim Akgönül, soit : (a) le billet d’avion aller-retour de CHF 376.- (Strasbourg-Amsterdam-Genève) et (b) l’hébergement. Nico propose de faire une réservation dans un hôtel 3 étoiles qui couterai entre CHF 250-300. Dominique demande si l’AGCOS peut se permettre de payer les frais. Nico confirme que c’est le cas. Dominique propose de mettre un plafond de CHF 200.- pour la chambre d’hôtel en disant que par exemple qu’Ibis coûte environ CHF 150.- la nuitée. La décision sera prise par le CA en fonction des offres transmises par le trésorier.

 

7)     Divers

a)     Déroulement de la manifestation parallèle (« side-event ») de l’EFC à l’ONU

Nico a reçu le jour du CA, le 10 novembre 2015, la confirmation que la salle est bien réservée pour l’EFC. Il a ajouté que la confirmation de la salle a tardé, parce-que le titre du sujet a été refusé 8 fois en raison de sa non-conformité au thème du Forum de la 8ème session « Minorities in the Criminal Justice System ». Nico nous a informés que le titre final sera « The necessary reforms in Turkey’s criminal judiciary to prevent future and redress past gross violations against minorities : the case of Greek Orthodox minority ». Nico attend la confirmation du numéro de la salle pour envoyer les invitations. De plus, il s’est entretenu avec M. Yadirgaroglou pour être le modérateur du « side-event ». L’EFC attend sa réponse.

Les invitations n’ont pas été encore envoyées, parce-que le numéro de la salle manque. En revanche, Nico assure que les ambassadeurs de différentes missions seront informés. Yvonne ajoute que les missions et la société civile peuvent trouver la liste des « side events » programmés lors du Forum sur le site internet du Haut-Commissariat aux droits de l’homme et que c’est une autre façon d’information.

Nico a également précisé qu’une verrée sera organisée et prise en charge par l’EFC.

Concernant les badges, il a demandé de lui fournir le nom des personnes intéressées au « side-event » pour qu’il puisse demander à la Mission permanente de la Grèce d’émettre les badges.

 

b)     Intervention de l’EFC à l’ONU

M. Ouzounoglou sera présent lors du Forum. Dominique et Yvonne proposent à ce que M. Ouzounoglou, président de l’EFC présente l’intervention orale lors du Forum des minorités à l’ONU de novembre 2015. Sur la demande de Nico, Dominique et Yvonne ont expliqué que puisque M. Ouzounoglou est exceptionnellement présent lors du Forum à Genève, cela serait une excellente opportunité pour que le président lui-même présente la déclaration de l’EFC.

Nico a demandé à Dominique de transmettre les dates et les sujets des manifestations de mars (Conseil des droits de l’homme/31ème session) et novembre (Forum des minorités/9ème session) 2016.

 

c)      Remarques au sujet de l’organisation de la soirée-débat

Nico a prévenu le CA qu’il avait envoyé, selon la coutume, une lettre informant le Patriarcat de Constantinople de la tenue de la soirée-débat organisée le 24 novembre (cf. annexe 3).

Nico met en avant le disfonctionnement de l’organisation du CA. Il explique qu’il a été le seul organisateur de la soirée-débat : il s’est occupé tout seul des invitations et de la réservation de la salle et que personne n’a essayé de l’aider. Sur ce, il a fourni au CA une liste d’événements qui résument les raisons de sa plainte (cf. annexe 4). Nico a demandé à Dominique et Yvonne si elles étaient satisfaites du fonctionnement du CA en 2015. Dominique a demandé à Nico ce qu’il entendait par cette question. Nico répond qu’il n’y avait pas assez de CA pour permettre une communication directe entre les membres du CA et que Dominique n’a pas convoqué assez de CA et que nous n’avions eu que des CA extraordinaires. Sur ce, Dominique répond que elle ne convoque de CA uniquement s’il y a quelque chose à annoncer ou à discuter (par ex., pas de nouveaux membres, ni de nouvelles dépenses). Nico remarque qu’il ne pouvait s’exprimer parce qu’il n’y avait pas de CA.

Dominique trouvait que le courriel envoyé par elle le 6 mai 2015 était clair et que Nico en tant que trésorier et la seule personne pouvant payer avec l’argent des fonds de l’AGCOS (selon CA du 19 décembre 2014) il était chargé de réserver la salle. En ce qui concerne les invitations, les adresses emails autres que celles des membres de l’AGCOS devaient être remises à Dominique par Nico qui s’est engagé de les grouper (CA du 6 mai 2015). Dominique ajoute que les mails qu’elle recevait étaient à titre d’information et qu’elle a été mise devant le fait accompli.

Yvonne a souligné qu’il y a un problème de transparence et de communication au sein du CA. Elle ajouté qu’il existe des non-dits qui ne permettent pas de travailler dans de bonnes conditions et que la fonction respective de différents membres n’est pas définie. Parce que certaines personnes ont fait le travail qui normalement ne devrait pas leur être assigné, ceci a fini par s’établir dans les coutumes implicites du CA. En effet, comme problème de communication, Yvonne a donné l’exemple des invitations pour la soirée débat : comme Dominique elle n’a pas compris que Nico demandait de l’aide. Au sujet de la transparence elle se souvient qu’il y avait un problème de fixation de date pour la soirée du 4 décembre 2014 (visite du Patriarche) et qu’au début le CA ignorait les raisons de ce problème. Yvonne trouve qu’il y a un problème lié à la responsabilité de chacun. Par exemple, comme par le passé il y avait des emails non pertinents (même avec de bonnes intentions) et des idées exprimées lors de différents CA qui étaient mal développées et/ou n’aboutissaient pas, elle reconnaît de s’être focalisée sur les emails prioritaire (en occurrence ceux de son travail) et de ne pas lire tous les emails de l’AGCOS. De plus, ceux dont elle a lu étaient à titre informatif et n’avait pas compris que Nico avait demandé de l’aide. Suite au téléphone de Dominique, elle s’est rendue compte que l’idée de commémorer le Pogrom d’Istanbul se concrétisait réellement (salle effectivement réservée et intervenants effectivement invités). Elle précise que même après (re)lecture de tous les mails elle n’avait toujours pas compris que Nico demandait de l’aide, puisque les mails étaient envoyés à titre d’information et qu’elle était donc mise devant le fait accompli. En résumé, Nico aurait dû demander de l’aide explicitement. Yvonne conclut par demander une révision des statuts de l’AGCOS pour attribuer clairement les fonctions à chaque membre du CA (présidence, secrétariat et trésorerie) pour éviter les problèmes de communication et de malentendus.

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20 heures 50.

 

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal pour servir et valoir ce que de droit.

                                                                                         

Fait à Genève, le 14 novembre 2015

 

La Secrétaire                                                                      La Présidente

Mme  Yvonne Vingas                                                        Mme Dominique Morabito, PhD

 

Annexes :

Annexe 1 : Factures visées

Annexe 2 : Lettre adressée à PostFinance

Annexe 3 : Lettre en grec adressée au Patriarcat de Constantinople

Annexe 4 : Plainte adressée au CA par Nico